Uno de los errores más habituales a la hora de configurar el espacio de una oficina es permitir que prevalezca el criterio estético al funcional.

Y es que uno de los principales objetivos de todo proyecto empresarial es gestionar los espacios de forma eficiente para crear un entorno laboral que favorezca el bienestar y la productividad de los trabajadores.

Un asunto al que vamos a dedicar las próximas líneas para tratar de descifrar las claves para organizar una oficina de forma eficiente, por lo que si quieres saber cómo distribuir los espacios en una oficina para conseguir un ambiente positivo, sostenible, productivo y seguro, sigue leyendo.

Cómo organizar una oficina de forma eficiente

Para poder crear un entorno laboral confortable y eficiente es necesario:

Reconocer el espacio del que se dispone

Estudiar a fondo el espacio del que se dispone es fundamental para poder determinar cuál es la mejor ubicación para cada espacio y diseñar un ambiente de trabajo cómodo y agradable.

En función de cuáles sean los objetivos de la empresa, de cómo sean los equipos que deben integrarse en el entorno laboral y de las necesidades de los empleados se optará, pues, por un diseño u otro.

Reservar el espacio necesario para las áreas comunes

Muchos empresarios cometen el error de olvidar o menospreciar el espacio dedicado a zonas comunes como las salas de reuniones, los comedores o las áreas de esparcimiento que permiten a los trabajadores relajarse y relacionarse con otros colegas.

Y eso que está demostrado que cuidar estos espacios repercute en el employer branding (percepción que los trabajadores tienen de la compañía para la que trabajan) y, por tanto, en la atracción de talento, en su retención y, también, en los niveles de productividad de la plantilla.

Tener en cuenta la movilidad de los empleados

No es lo mismo una oficina tradicional, en la que todos los trabajadores realizan su jornada de forma presencial, que una en la que gran parte de la plantilla teletrabaja o desarrolla sus labores fuera del espacio de trabajo.

Tener en cuenta la movilidad de los trabajadores y la rotación de la plantilla es, pues, esencial a la hora de diseñar la distribución de oficinas en una empresa. Para ello te pueden ser de gran ayuda utilizar un tabique móvil. De esta forma podrás delimitar, o no, espacios según la necesidad día a día.

No olvidarse del branding

El lugar de trabajo es un elemento distintivo que, según apuntan distintos trabajos sobre employer branding, tiene cada vez más peso a la hora de atraer y retener talento. Muy especialmente cuando se trata de profesionales jóvenes altamente cualificados.

Y es que a nadie se le escapa que las oficinas de una empresa dicen mucho del proyecto al que dan cobijo.

Prestar una especial atención a los espacios sensibles

Si hay un lugar delicado en una oficina ese es aquel en el que se guarda la información más sensible e importante.

Este no solo debe estar restringido (impidiéndose la entrada a personas ajenas al departamento), si no que debe estar perfectamente ordenado y debidamente protegido para evitar la manipulación, el deterioro o el robo de los documentos que alberga.

Facilitar la colaboración entre departamentos

Una buena distribución de oficinas en una empresa es aquella que facilita la colaboración entre departamentos que trabajan codo a codo y la convivencia del talento.

Colocar aquellos departamentos que están en permanente contacto en espacios contiguos y ofrecerles áreas comunes en las que puedan reunirse en cualquier momento ayuda a mejorar la productividad de los distintos equipos de trabajo.

A pesar de lo que pueda parecer echando un vistazo a estas recomendaciones no es necesario disponer de una instalaciones de grandes dimensiones, ni mucho menos.

De lo que se trata es de optimizar el espacio del que se dispone para diseñar una oficina que permita a la empresa cumplir con todos y cada uno de sus objetivos.

Para ello, como hemos ido desarrollando a lo largo de este artículo, es esencial tener en cuenta la movilidad de los empleados, la colaboración entre departamentos y, claro está, las necesidades de todos los trabajadores que forman parte de la compañía.

Una vez tengas claro cómo distribuir los espacios de tu oficina para hacerla lo más eficiente posible será el momento de empezar a tener en cuenta todos aquellos aspectos estéticos que ayudarán a configurar la imagen de marca de tu empresa.

Si todavía tienes dudas de cómo organizar el espacio en una oficina, no dudes en contactar con nosotros. En Movinord podemos ayudarte a elegir una organización óptima y los mejores recursos para conseguirlo.